알바 매뉴얼, AI로 30분 안팎에 만들기: 말로 설명하고 체크리스트로 받기
사장님이 평소 가르치던 말을 그대로 받아 적어 AI에 넣으면 오픈·마감 체크리스트와 상황별 응대 말이 나와요. 매뉴얼에 넣으면 안 되는 것까지 정리했어요.
글 이건희 · 자영업자 AX 구조대
한 줄 요약
사장님이 평소 가르치던 말을 받아 적어 AI에 넣으면, 오픈·마감 체크리스트와 상황별 응대 말을 30분 안팎으로 만들 수 있어요. AI는 정리만 하고 내용은 사장님 말에서 나와요. 매뉴얼에는 일하는 순서만 넣고, 시급이나 근무시간 같은 근무 조건은 근로계약서로 따로 정하세요.
왜 말로 가르치면 자꾸 빠질까요?
새 알바생이 오면 첫날 사장님이 옆에 붙어서 다 알려 줘요. 그런데 바쁜 시간에 말로 가르치면 매번 순서가 조금씩 달라지고, 꼭 알려 줘야 할 것 하나는 꼭 빠져요. “마감 때 커피 머신 물받이 비웠어?”를 일주일 내내 묻게 되는 이유예요.
매뉴얼을 처음부터 글로 쓰려면 막막해요. 그래서 순서를 바꾸면 돼요. 사장님은 늘 하던 대로 말로 설명하고, 정리는 AI에게 맡기는 거예요.
30분 안팎으로 만드는 순서
- 일하면서 말로 설명하고 받아 적기 (10분)
오픈이나 마감을 실제로 하면서 휴대폰 메모 앱을 켜고 키보드의 마이크 버튼을 눌러 말해요. "먼저 불 켜고, 포스 켜고, 그다음 커피 머신 예열 버튼 누르고..." 순서가 뒤죽박죽이어도 괜찮아요. - AI에게 체크리스트로 정리 맡기기 (5분)
받아 적은 메모를 ChatGPT나 Claude에 붙여 넣고 아래 프롬프트로 부탁해요. - 사진 붙이기 (10분)
버튼 위치처럼 말로 설명하기 어려운 건 사진이 빨라요. 기계 버튼, 재료 보관 위치, 분리수거 자리를 찍어서 해당 줄 옆에 붙여요. - 사장님이 한 번 읽고 고치기 (5분)
AI가 순서를 바꾸거나 없던 내용을 넣지 않았는지 확인해요. 우리 가게에서 안 하는 일이 들어가 있으면 지워요. - 첫 주에 써 보게 하고 고치기
알바생이 실제로 써 보고 헷갈린 줄을 알려 주면 그 줄만 고쳐요. 매뉴얼은 한 번에 완성되지 않아요.
음성으로 ChatGPT와 바로 대화하면서 정리하는 방법은 휴대폰 하나로 ChatGPT 쓰기에 정리했어요.
그대로 복사해서 쓰는 프롬프트
오픈·마감 체크리스트
받아 적은 메모는 이렇게 뒤죽박죽이어도 괜찮아요.
불 끄기 전에 머신 물받이 비우고 아 그 전에 우유 냉장고 넣고 쓰레기는 마지막에 들고 나가면서 버리고
AI는 이 메모를 순서대로 다시 세워 줘요.
- 우유를 냉장고에 넣어요.
- 커피 머신 물받이를 비워요.
- 불을 꺼요.
- 나가면서 쓰레기를 버려요.
사장님은 이 순서가 맞는지만 보면 돼요. 실제 순서와 다르면 그 줄만 고쳐 달라고 하세요.
상황별 응대 말
알바생이 가장 당황하는 건 처음 겪는 손님 요청이에요. 사장님이 정한 기준을 먼저 알려 주고 말만 다듬어 달라고 하세요.
이해했는지 확인하는 퀴즈
매뉴얼에 넣으면 안 되는 것
주의 매뉴얼은 일하는 순서만 담아요. 고용노동부는 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차유급휴가 같은 근로조건을 근로계약서에 서면으로 적어 알바생에게 주도록 안내해요(근로기준법). 매뉴얼에는 이런 조건을 넣지 마세요. 고용노동부가 표준근로계약서 서식을 무료로 올려 두었고, 근무 조건이 궁금하면 고용노동부 고객상담센터(국번 없이 1350, 평일 9시~18시)에 물어보면 돼요.
- 비밀번호: 포스 관리자 비밀번호, 금고 번호, 와이파이 관리자 비밀번호는 매뉴얼에도, AI 채팅에도 넣지 마세요.
- 손님 정보: 단골 손님 이름이나 전화번호를 예시로 넣지 마세요. “단골 손님”처럼 바꿔 쓰면 돼요.
- AI가 지어낸 규칙: 사장님이 말하지 않은 규칙이 들어가 있으면 지우세요. 알바생은 매뉴얼에 적힌 걸 가게 규칙으로 믿어요.
AI에 메모를 넣기 전에 설정부터 바꾸고 싶다면 ChatGPT 쓰기 전에 꼭 바꿀 설정 4가지를 먼저 보세요.
정리
- 매뉴얼은 글로 쓰지 말고 말로 설명한 걸 받아 적어 AI에게 정리를 맡겨요.
- 프롬프트에 “메모에 없는 일은 추가하지 마”를 꼭 넣고, 사장님이 한 번 읽고 고쳐요.
- 버튼 위치처럼 말로 어려운 건 사진을 붙이고, 첫 주에 써 보게 한 뒤 헷갈린 줄만 고쳐요.
- 근무 조건은 매뉴얼이 아니라 근로계약서로 따로 정해요.
- 가게 일별로 AI를 쓰는 법은 자영업자 AI, 뭐부터 쓰면 될까?에 모아 두었어요.
근무표를 짜고 알바생에게 오늘 할 일을 자동으로 알려 주는 일은 자영업자 AI 비서로 만들 수 있어요.
자주 묻는 질문
알바 매뉴얼을 AI로 만들 때 뭘 넣어 줘야 해요?
사장님이 평소 말로 가르치던 순서를 그대로 받아 적은 메모요. 휴대폰 키보드의 마이크 버튼으로 말하면 글자로 바뀌어요. AI는 그 메모를 체크리스트로 정리만 하고, 순서와 내용은 사장님 메모에서 나와요.
매뉴얼에 시급이나 근무시간도 같이 적어 두면 안 돼요?
매뉴얼에는 일하는 순서만 넣는 게 좋아요. 고용노동부는 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차유급휴가 같은 근로조건을 근로계약서에 서면으로 적어 알바생에게 주도록 안내해요(근로기준법). 근무 조건이 궁금하면 고용노동부 고객상담센터(국번 없이 1350)에 물어보세요.
ChatGPT랑 Claude 중 뭐가 매뉴얼 만들기에 좋아요?
둘 다 무료로 충분해요. 이미 쓰고 있는 걸 쓰세요. 매뉴얼을 여러 번 고쳐 쓰다 무료 한도가 자주 차면 그때 유료 요금제를 생각하면 돼요.
